【厳選】社内wikiツール6選!使いやすいツールとその特徴とは?

少人数のスタートアップから大企業まで、さらには業種を問わず必要となるのが、社内での情報共有です。 情報共有にはアナログ・デジタルそれぞれで様々な方法がありますが、今回は「社内wiki」と呼ばれるデジタルツールをご紹介していきます。 国内だけでも複数の社内wikiツールが存在し、使いやすさや機能面はそれぞれ異なるため、担当者の方はどのツールを選ぶべきか、頭を悩ませていませんか? 今回は「社内wiki」とは、具体的にどのようなものか、さらにはツール導入のメリット、おすすめの社内wikiツールをご紹介していきます!  

社内wikiとは

インターネットで知りたいワードを検索すると、一度は「Wikipedia(ウィキペディア)」にたどり着いたことがあるでしょう。Wikipediaは「インターネット百科事典」と公表している通り、ネット上であらゆる用語に関する情報が掲載されています。特徴は、誰でも簡単に投稿/編集ができることです。 社内wikiとは、文字通り「Wikipediaの社内版」です。社内のあらゆる情報を投稿し、蓄積させることで、いつでも検索可能な状態にするための仕組みであり、ツールです。  

社内wikiツール、導入のメリット

ノウハウ、ナレッジを一箇所に集約できる

情報共有ツールを複数導入していると、「ファイル共有は◯◯、お客様からの問合せ対応は◯◯、マニュアルは◯◯」など、情報の保存場所が煩雑になり、管理が大変です。 また、いざ何かを探したいときに、複数のツールから探すことになり、時間がかかってしまいます。 社内wikiツールは幅広い用途で使うことができるため、情報を一箇所に集約することが可能です、

知りたい情報を、すぐに検索できる

情報が一箇所に集約されると、知りたい情報をすぐに探し出すことができます。 これが社内wiki導入の最も大きなメリットです。 世の中のありとあらゆる情報がGoogle検索によって検索可能になっていますが、社内の情報を即座に探し出すことは困難です。その理由は、一箇所に情報が蓄積されていないためです。情報が一箇所に集約されれば、「そこを見れば解決」することができます。 普段から口頭のみで情報共有を行っていると、いざ探そうと思ったときに検索することはできません。

新人の教育コストが下がる

入社したばかりの新人は、同じような疑問を持つものです。 口頭での研修や情報共有だけでは、次に入ってくる新人から同じ質問を受けることが多く、それは回答者側の大きな負担になってしまいます。 そこで社内wikiを導入し、簡単なマニュアルや、入社してまず知っておくべきことをまとめておくと、何度も同じ質問に回答する工数を削減できます。 新人にとっても、いつでも簡単に振り返ることができ、上司に質問する前に自己解決できます。 「自ら調べて自己解決する」ということを習慣化していくと、指示待ちの時間が短縮でき、新人が一人で業務をこなせるようになるまでの時間を大幅に削減できるでしょう。  

ツール選定のポイント

日本語で使える社内wikiツールはいくつもありますが、なんでも導入すれば良い、というわけではありません。 ここでは、社内wikiツール選定のポイントをお伝えしていきます。

① 使いやすさ

好みによるところも大きいですが、毎日のように使うであろう社内wikiツールにおいて、「使いやすさ」は重要です。 まずは、直感的に誰でも操作できるのか、ITリテラシーが高くない社員でも使いこなせそうか、を第一印象で見極めていきましょう。 複雑なUIや機能過多なツールでは、何を投稿すればいいのか、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透させることは困難になってしまいます。  

② 検索性

社内wikiツールの最終的な目的は、「検索できる状態にする」ことにありますので、投稿が溜まってきた時に、どんな方法で検索できるのか、使いやすいのかを調べておく必要があります。 キーワードによる検索精度はもちろん、カテゴリやタグの使い分け、階層構造の有無など、ツールによって様々な検索方法があります。  

③ 機能

利用人数や利用シーンによって、必要な機能は異なります。 権限設定や、通知設定、スマホでの使いやすさなどはツールによって異なりますので、自社にとって必要となる機能を洗い出してみましょう。 その機能が搭載されているかは、ツール選定の際の基準の一つとなります。  

おすすめの社内wikiツール

Qast

https://qast.jp/ 【特徴的な機能】 ・Q&AとWikiの二軸でナレッジを蓄積 ・Slackから絵文字だけで投稿できる ・階層式のフォルダで分類 【ポイント】 とにかくシンプルで使いやすい社内wikiツールです。 マークダウンによる記述形式にも対応しており、長文での投稿を視覚的にわかりやすく表示することができます。 蓄積された投稿は階層式のフォルダで分類できるため、明確なキーワードが浮かんでいなくても階層を辿っていけば、知りたい情報にたどり着くことができるでしょう。 社内向けチャットツールのSlackと連携しておけば、Slack上でのやりとりの中で、蓄積すべきナレッジに特定の絵文字を押すと、Qastにストックされていくため、情報が流れやすいSlackの保存箱として使うことも可能です。。 権限設定、公開範囲の設定、未読の可視化、検索精度、添付できるファイル数、スマホでの使いやすさ等、その他機能面も充実しており、おすすめのツールです。 【こんな人におすすめ】 ・はじめて社内wikiツールを導入する方 ・これまでツールを導入していたが、投稿が増えず、活用できなかった方 ・Slackを導入済みの企業の方 ・Q&A形式で情報を蓄積したい方  

NotePM

【特徴的な機能】 ・ファイル内の文字が検索対象になる ・誰が既読かわかる ・編集履歴がわかる 【ポイント】 Qastと同様に、UIがシンプルで使いやすいツールです。 検索時に、ファイル内の文字が検索対象になるため、既にファイルとしてナレッジを管理している方は、NotePMにファイルをアップしていくことでキーワード検索が容易になります。 テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度マークダウンを使ってフォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けます。 【こんな人におすすめ】 ・社内wikiツールとはどんなものか、一度見てみたい方 ・既読(誰が見たか)を重要視している方  

Kibela

https://kibe.la/ja 【特徴的な機能】 ・BlogとWikiの2種類で管理 ・メンバーのプロフィール表示 【ポイント】 大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。 個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿する、という使い分けになるでしょうか。 投稿した記事をカテゴリ別に分類し、その中で特に伝えたい記事を「ピン留め」することが可能です。 5名までは期間指定なく無料で使えるので、スタートアップでまずどれかのツールを試してみたい方におすすめです。 【こんな人におすすめ】 ・少人数での利用を考えている方 ・wikiとblogをわけたい方  

Confluence

https://ja.atlassian.com/software/confluence 【特徴的な機能】 ・記事のフィードバックができる ・テンプレートが豊富 ・オンプレ提供あり 【ポイント】 タスク管理ツールのTrelloなどをグループで運営しているアトラシアン社が提供しているConfluence。もちろん、英語版の利用も可能です。 タグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」で分類を行っており、慣れるまで分類方法が少し難しいかもしれません。 メリットはテンプレートが豊富な点、PDFやワードに変換できる点、検索で期間指定ができる点などでしょう。 トライアル期間が7日と他のツールに比べて短いのが難点です。 【こんな人におすすめ】 ・英語対応のツールを探している方  

Qiita:Team

https://teams.qiita.com/ 【特徴的な機能】 ・テンプレート機能 ・日報を書きやすいようにサポート 【ポイント】 エンジニア向けブログサービス「Qiita」の社内版で、Qiitaで情報発信しているエンジニアにとっては、使いやすいツールと言えるでしょう。 日報や、議事録など、テンプレート機能が充実していますが、Qiita teamにしかない機能や特徴は少ないかもしれません。 【こんな人におすすめ】 ・Qiitaに慣れているエンジニアを中心に利用を検討されている方  

Scrapbox

https://scrapbox.io/?lang=ja/ 【特徴的な機能】 ・記事詳細の下に、関連記事が表示される ・手書きで文字や絵を書ける ・CSS,JSでカスタマイズできる 【ポイント】 手書きの文書を作成できることもあり、教育機関での利用が多いようです。 記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[]をつけておくことで、関連記事として表示されます。 また、インターフェースが英語なので、グローバルでの利用に適していると言えるでしょう。   【こんな人におすすめ】 ・英語対応のツールを探している方 ・手書きで図を残したい方

まとめ

いかがでしたでしょうか? 社内wikiはツールそれぞれの特徴がありますので、まずは自社の使い方に合ったツールを選定していきましょう。 今回ご紹介したツールは、すべて無料トライアル期間が設けられているので、まずは実際に触ってみることをおすすめします。 そしてツール選定後は、社内で実際に活用されるように、既存の情報を溜めていくことが重要です。 社内wikiツールは、あらゆる情報が蓄積されて始めて、利便性を感じるものです。 うまく活用できれば、業務効率化のみならず、情報をオープンにする企業文化が醸成されるかもしれません。    

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