【保存版】ナレッジ共有ツール10選!特徴、機能を徹底比較

業務における知識を表す「ナレッジ」は、企業にとって重要な資産です。 そのナレッジを共有し蓄積するためのツールは、日本国内だけを見渡しても数多く存在します。 そんな中、今回はナレッジ共有ツールの特徴を徹底的に研究した上で、厳選したおすすめのツールをご紹介させていただきます。  

 

ナレッジ共有ツール、導入のメリット

まずは、ナレッジ共有ツールを導入するメリットを整理していきましょう。

個人が得たナレッジを社内に蓄積できる

ナレッジ共有ツールを導入することで、これまで個人に蓄積されていた情報を社内に蓄積することができます。 ツールを導入さえすれば良いというわけではありませんが、うまく活用できた場合、このメリットは大きいです。 例えば、重要な社員が退職した場合、どこかにナレッジを残しておかなければ、社内には何も残らなくなってしまいます。しかし、ツールに書き込む習慣が根付いていると、誰かが辞めてもその人の情報が残ります。 また、一人が得た情報を他の人が活用できる状態になるため、業務の属人化を防ぎます。

いつでも検索可能な状態になる

情報が一箇所に集約されると、知りたい時にすぐに探し出すことができます。 これがナレッジ共有ツール導入の最も大きなメリットです。 世の中のありとあらゆる情報がGoogle検索によって検索可能になっていますが、社内の情報を即座に探し出すことは困難です。その理由は、一箇所に情報が蓄積されていないためです。 ナレッジ共有ツールにあらゆる情報を蓄積していくことによって、始めて検索可能な状態になります。 普段から口頭のみで情報共有を行っていると、いざ探そうと思ったときに検索することはできません。

入社歴による知識の差を埋めることができる

入社したばかりの新人とベテラン社員では、当然知識レベルに差があります。 しかし、ナレッジ共有ツールにベテラン社員のノウハウを言語化して残していれば、新人がそこから学ぶことができます。 ベテラン社員が新人の時に疑問に思ったこと、もっと早く知っておけばよかったことを投稿していけば、それは新人にとって重要な教科書となり得ます。

 

ツール選定のポイント

ナレッジを共有するためのツールはいくつもありますが、なんでも導入すれば良い、というわけではありません。 ここでは、ナレッジ共有ツール選定のポイントをお伝えします。

① 使いやすさ

好みによるところも大きいですが、毎日のように使うであろうナレッジ共有ツールにおいて、「使いやすさ」は重要です。 まずは、直感的に誰でも操作できるのか、ITリテラシーが高くない社員でも使いこなせそうか、を第一印象で見極めていきましょう。 複雑なUIや機能過多なツールでは、何を投稿すればいいのか、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透させることは困難になってしまいます。  

② 検索性

ナレッジ共有ツールの最終的な目的は、「検索できる状態にする」ことにありますので、投稿が溜まってきた時に、どんな方法で検索できるのか、使いやすいのかを調べておく必要があります。 キーワードによる検索精度はもちろん、カテゴリやタグの使い分け、階層構造の有無など、ツールによって様々な検索方法があります。  

③ 機能

利用人数や利用シーンによって、必要な機能は異なります。 権限設定や、通知設定、スマホでの使いやすさなどはツールによって異なりますので、自社にとって必要となる機能を洗い出してみましょう。 その機能が搭載されているかは、ツール選定の際の基準の一つとなります。  

 

ナレッジ共有ツール一覧表

※使いやすさ、総合評価はあくまで個人の見解によるものです。

日本語で使える主要なナレッジ共有ツールを一覧でまとめてみました。 「テキストで情報を残す」という基本的な機能はもちろんすべてに搭載されていますが、添付できる容量、連携可能な外部ツール、特徴はそれぞれ異なります。 無料で試せるツールがほとんどなので、気になったものはトライアルで一度試してみましょう。 それではツールそれぞれの特徴を下記より比較していきます。

【厳選】おすすめツール3選

今回、10個のナレッジ共有ツールをご紹介させていただきますが、使いやすさや機能面の充実から中でもおすすめのツールを3つピックアップさせていただきました。 以下3つのツールは非常にシンプルで機能面も充実しているため、業種、人数規模を問わず、幅広く利用することができそうです。

Qast

https://qast.jp/ 【特徴的な機能】 ・Q&AとWikiの二軸でナレッジを蓄積 ・Slackから絵文字だけで投稿できる ・階層式のフォルダで分類 【おすすめポイント】 とにかくシンプルで使いやすいナレッジ共有ツールです。 wikiとして情報を持っている人が発信する仕組みだけでは、一方的な情報共有になりやすく、次第に投稿が減ってうまく機能しないことも多いですが、Q&Aの蓄積もできるため、質問者として誰でも情報共有に参加することができます。 蓄積されたナレッジは階層式のフォルダで分類できるため、明確なキーワードが浮かんでいなくても階層を辿っていけば、知りたい情報にたどり着くことができます。 また、社内向けチャットツールのSlackと連携しておけば、Slack上でのやりとりの中で、蓄積すべきナレッジに特定の絵文字を押すと、Qastにストックされていくため、情報が流れやすいSlackの保存箱としてお使いいただけます。 権限設定、公開範囲の設定、未読の可視化、マークダウンでの投稿、画像のプレビュー表示、スマホでの使いやすさ等、その他機能面も充実しており、一度試してみる価値がありそうです。 【こんな人におすすめ】 ・はじめてナレッジ共有ツールを導入する方 ・これまでツールを導入していたが、投稿が増えず、活用できなかった方 ・Slackを導入済みの企業の方 ・Q&A形式でもナレッジを蓄積したい方  

Docbase

https://docbase.io/ 【特徴的な機能】 ・グループごとに検索 ・複数人で投稿を同時に編集 ・投稿の編集後、どこが編集されたのか差分を表示 【おすすめポイント】 wikiとしてナレッジを共有することにおいて、必要となる機能はほぼすべて揃っており、バランスの取れたツールと言えます。 複数人で同時に編集することができるため、会議中に議事録を複数人で書くことが可能です。 投稿の分類はタグで行うことができますが、タグは煩雑になりやすいため、定期的に管理が必要になりそうです。 動作も軽く、投稿や閲覧を素早く行うことができます。 【こんな人におすすめ】 ・ナレッジ共有ツールとはどんなものか、一度見てみたい方 ・1つの投稿を複数人で編集していく使い方を想定している方  

NotePM

【特徴的な機能】 ・ファイル内の文字が検索対象になる ・誰が既読かわかる ・編集履歴がわかる 【おすすめポイント】 QastやDocbaseと同様に、UIがシンプルで使いやすいツールです。 検索時に、ファイル内の文字が検索対象になるため、既にファイルとしてナレッジを管理している方は、NotePMにファイルをアップしていくことでキーワード検索が容易になります。 テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度マークダウンを使ってフォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けます。 【こんな人におすすめ】 ・ナレッジ共有ツールとはどんなものか、一度見てみたい方 ・既読(誰が見たか)を重要視している方  

その他のツール

esa.io

https://esa.io/ 【特徴的な機能】 ・投稿の途中で保存 ・記事のバージョン管理 ・記事の外部公開 【所感】 「情報を育てる」という観点で作られたツールだけあり、完成した情報ではないまま保存したり、編集したりすることができます。簡単に元の情報に戻れるため、「まずは書いてみる」という習慣付けに良いかもしれません。 READMEというファイルがホームに常に表示されており、必ず見てほしい情報をここに投稿しておくと良いでしょう。 トライアル期間はこの手のツールでは最も長く、2ヶ月間無料となっています。  

Qiita:Team

https://teams.qiita.com/ 【特徴的な機能】 ・テンプレート機能 ・日報を書きやすいようにサポート 【所感】 エンジニア向けブログサービス「Qiita」の社内版で、Qiitaで情報発信しているエンジニアにとっては、使いやすいツールと言えるでしょう。 日報や、議事録など、テンプレート機能が充実していますが、Qiita teamにしかない機能や特徴は少ないかもしれません。  

Scrapbox

https://scrapbox.io/?lang=ja/ 【特徴的な機能】 ・記事詳細の下に、関連記事が表示される ・手書きで文字や絵を書ける ・CSS,JSでカスタマイズできる 【所感】 手書きの文書を作成できることもあり、教育機関での利用が多いようです。 記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[]をつけておくことで、関連記事として表示されます。 また、インターフェースが英語なので、グローバルでの利用に適していると言えるでしょう。  

Kibela

https://kibe.la/ja 【特徴的な機能】 ・BlogとWikiの2種類で管理 ・メンバーのプロフィール表示 【所感】 大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。 個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿する、という使い分けになるでしょうか。 投稿した記事をカテゴリ別に分類し、その中で特に伝えたい記事を「ピン留め」することが可能です。 5名までは期間指定なく無料で使えるので、スタートアップでまずどれかのツールを試してみたい方におすすめです。  

Confluence

https://ja.atlassian.com/software/confluence 【特徴的な機能】 ・記事のフィードバックができる ・テンプレートが豊富 ・オンプレ提供あり 【所感】 タスク管理ツールのTrelloなどをグループで運営しているアトラシアン社が提供しているConfluence。もちろん、英語版の利用も可能です。 タグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」で分類を行っており、慣れるまで分類方法が少し難しいかもしれません。 メリットはフォーマットが豊富な点、PDFやワードに変換できる点、検索で期間指定ができる点などでしょう。 トライアル期間が7日と他のツールに比べて短いのが難点です。  

Share Point Online

https://products.office.com/ja-jp/sharepoint/collaboration 【特徴的な機能】 ・アクセス数解析 ・高度な承認設定 【所感】 Office365との連携ができるため、業務ツールを全てOffice製品でまとめる場合には良いですが、基本的に機能や要素が複雑で、誰でも簡単に使えるとは言い難いでしょう。 カテゴリやタグの分類はなく、どこにどんな投稿をすべきかわかりません。 また、投稿時にURLを指定する手間があり、1つの投稿を完了するまでに多くの時間を要します。 トライアル期間もないため、気軽に試してみることはできません。  

Evernote

https://evernote.com/intl/jp/ 【特徴的な機能】 ・PDFから文字検索 ・音声入力 ・アプリの使い勝手 【所感】 個人利用されている方も多いかと思いますが、ビジネスプランで社内のナレッジ共有として利用することも可能です。 大きな特徴は、PDFや手書きの文字情報も検索対象になることです。既に資料が溜まっていて、一括で検索したい方におすすめの機能です。 スマホアプリでの利用を前提に考えている方は、一度試してみると良いかもしれません。  

まとめ

いかがでしたでしょうか? 社内のナレッジ共有ツールを特徴別に10個、ご紹介させていただきました。 一覧には載っていない機能でも、問い合わせから要望を出せば、対応してくれるところもあるかもしれません。 まずは、自分が使いやすいと感じるツールを選ぶことが一番です。 それが投稿数の増加につながり、社内でも利用を促しやすいためです。 トライアル期間を有効に活用し、自社にとって最適なナレッジ共有ツールを選びましょう。    

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