社内Q&Aシステムを組織に定着させるポイントとは?

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社内Q&Aシステムを組織に定着させるポイントとは?

こんにちは。
Qastのβ版をリリースして1週間がたちました。お陰様で既に30社以上の企業様からご登録いただいております。当初予測していた数値を大きく上回るご登録数で、ありがたい限りです。
が、しかし!実際に日々欠かせないツールとして利用いただいている企業様と、登録はしたもののあまりご活用いただけていない企業様にはっきりとわかれているのも事実です。

今回は、これからQastを使おうと思っている企業の登録者となる方、または既にアカウントを登録したけど「イマイチみんな使ってくれないなー」とお悩みの管理者様に、ぜひ読んでいただきたい内容です。
 
 

Step1:何のために使うのか、目的を明確に

社内Q&Aシステム「Qast」は業種・従業員規模を問わず、どんな企業様にもご利用いただけるツールです。
そのため、「なんとなく便利そう」でご登録いただいた方も多いはず。しかし、なんとなく登録をしてメンバーを追加しても、なかなか組織に定着させる事はできません。活発に使っていただけない(情報がストックされていない)と、Qastの価値は半減してしまいます。
担当者様の貴重な時間を割いてご登録いただいたにも関わらず、実際に使っていただけないのは非常にもったいないですし、情報共有を効率化させようとする意思が無駄になってしまいます。

そうならないためにも、まずはQastを企業の中で「どのように使いたいか」、をイメージしてみてください。

・新入社員からよくある質問を集約する
・社内で成功事例を共有する
・お客様へのお問い合わせ&回答をすぐに検索可能な状態にする
・これまでチャットやスプレッドシートに溜まっていた重要な情報をまとめる場にする
・考えた事、アイデアをアウトプットする場にする

など、何かしらの目的があるはずです。目的は一つに絞る必要はありません。まずは具体的にどんな使い方をしたいか、を明確にイメージしてみてください。

 
 

Step2:メンバー招待の際に適切なアナウンスを

具体的な使い方をイメージした後のステップは、メンバーに知らせる事です。何のアナウンスもなく、招待用のURLだけ送られても送られた側は、「これ何?」という状態です。
できれば招待するメンバー全員が閲覧できるメール、もしくはチャットツールなどでQastを周知してみてください。
下記にアナウンスの雛形を記載しておりますので、自由にお使いください。

各位

この度、社内Q&Aサービス「Qast(キャスト)」を導入する事に致しました。

Qastは誰でも簡単に質問、回答ができる情報共有サービスです。
ノウハウ・ナレッジの属人化を防ぎ、社内の情報共有をオープンにする事が目的です。
質問者は「誰に聞けばいいかわからない」、
回答者は「何度も同じ質問に回答する」という課題を解決します。
質問と回答が増えていくと、社内のナレッジが集約され、わからない事はQastで検索すれば解決できるようになります。

◯◯社ではQastを主に下記用途で利用していきたいと考えております。

※あなたがイメージした利用目的※

一人が疑問に思っている事の多くは、他の人も疑問に思っているものです。
回答できる人は、空いた時間にぜひ回答してみてください。あなたのナレッジが、必ず誰かの役に立つはずです。

Qastから招待メールが届きましたら、24時間以内に記載されているURLに遷移し、メンバー登録をお願い致します。

それではよろしくお願い致します。 

 
 

Step3:最初の質問こそが重要

メンバーを招待していただいた後は、最初にイメージした利用用途に沿うリアル(本当にありそう)な質問を試しに投稿してみてください。
その質問に対する答えを管理者様が知っていても構いません。ここで重要になるのは、メンバーに「Qastはこんな内容を投稿するものなんだ」というのを具体的に理解してもらう事です。
1つ目の質問で「テスト」、「あああああ」などの文字列を投稿される方もいらっしゃいますが、それではメンバーがログインした際に、何のために使うサービスなのかがわかりません。
リアルな質問を投稿する事で、はじめてメンバーにとってこのサービスを使う事が自分ごとになり、その後の投稿に繋がっていきます。

 
 

道筋を示せば、あとはみんながついてくる

ベストなのは、管理者様側で既に3つの質問が投稿されている状態です。これまでご利用いただいた企業様の中で、Qastを活発に使っていただいているかどうかの差は、このリアルなサンプル質問があるかどうかです。
質問が一つもない状態で、我こそは!と最初の質問を投稿するのは、ハードルが高いかもしれませんが、誰かが投稿した後には投稿しやすいのが心理でしょう。
一度具体的な使い方がイメージできると、その後に必ず続いていくメンバーが必ずいるはずです。

Qastは、社内の誰もが質問に対する回答をする事によって情報・ノウハウがストックされていくサービスですが、そのための第一歩である「質問」がなければ始まりません。
その質問は、最初の3つで後が決まると言っても過言ではないでしょう。

 
 

30分でできる!ぜひお試しを

今回ご紹介した3つのStepは、人によって差はありますが、おそらく30分ほどあれば完結します。
その30分を使っていただく事によって、質問と回答が増え、社内の情報は集約されていき、いつでも簡単に情報を探す事ができるようになるでしょう。

これからQastをご利用いただく方、もしくは既にご登録いただいた管理者様もまだ遅くありませんので、上記Stepをぜひ参考にしてみてください。
せっかくQastを使って情報共有を効率化させていこうと思っていただいたからには、弊社としても全力でそのご期待に応えたい気持ちです。
今回はそのために少しだけ管理者様ご協力いただきたいポイントを解説致しました。

もし上記Stepを踏んでも組織に定着しない、または「こんな機能があれば…」などご意見のある方は、お気軽に下記メールアドレス宛にご連絡いただけますと幸いです。

support@qast.jp

以上で、第3回目のブログは終了です。
次回は、新機能のご紹介!

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